Công nợ là gì? Phân loại, ví dụ và tầm quan trọng

Công nợ biểu thị các khoản tiền chưa được giải quyết phát sinh từ hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc vay mượn giữa các chủ thể kinh doanh hay cá nhân. Các khoản này chưa được thanh toán tại thời điểm giao dịch phát sinh và dự kiến sẽ được thanh toán vào một kỳ hạn sau đó. Công nợ được phân chia thành công nợ phải thu (số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp) và công nợ phải trả (số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp, nhân viên, tổ chức tín dụng), giữ vai trò thiết yếu trong quản trị tài chính và vận hành kinh doanh.

Trong bối cảnh kinh doanh tại Việt Nam, việc quản lý công nợ là gì luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Theo khảo sát từ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), gần 70% SMEs gặp khó khăn trong quản lý dòng tiền do các khoản công nợ chưa được thanh toán đúng hạn.

Phân loại công nợ

Công nợ được chia thành hai loại chính, mỗi loại có vai trò và ảnh hưởng riêng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Công nợ phải thu

Đây là tài sản mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân dự kiến sẽ nhận được từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh, sau khi đã hoàn tất việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Khoản này thể hiện quyền đòi nợ của doanh nghiệp đối với các bên khác.

Ví dụ, một công ty phần mềm tại TP.HCM như FPT Software ký hợp đồng phát triển ứng dụng cho một đối tác nước ngoài. Sau khi bàn giao sản phẩm, đối tác có thể được cấp thời hạn thanh toán 30 ngày. Trong thời gian đó, khoản tiền này được ghi nhận là công nợ phải thu của FPT Software.

Công nợ phải trả

Đây là các khoản tiền mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân có nghĩa vụ thanh toán cho các bên liên quan như nhà cung cấp, người lao động, hoặc ngân hàng, sau khi đã tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc sử dụng nguồn vốn vay. Khoản này thể hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp.

Ví dụ, một nhà hàng tại Hà Nội nhập thực phẩm từ nhà cung cấp Metro Cash & Carry với điều khoản thanh toán sau 15 ngày. Số tiền hàng hóa chưa thanh toán này là công nợ phải trả của nhà hàng đối với Metro Cash & Carry. Tương tự, tiền lương chưa trả cho nhân viên vào cuối tháng cũng là một dạng công nợ phải trả.

Ví dụ minh họa về công nợ

Để hiểu rõ hơn về công nợ là gì trong thực tế, chúng ta có thể xem xét một số tình huống cụ thể:

• Đối với công nợ phải thu:
• Một cửa hàng điện thoại di động tại quận 1, TP.HCM bán trả góp một chiếc iPhone 15 Pro Max trị giá 30 triệu đồng cho khách hàng. Khách hàng cam kết trả góp trong 12 tháng. Mỗi tháng, số tiền khách hàng phải trả là một khoản công nợ phải thu của cửa hàng.
• Một công ty quảng cáo hoàn thành chiến dịch truyền thông cho một nhãn hàng nước giải khát lớn như Coca-Cola. Hợp đồng quy định thanh toán trong vòng 45 ngày kể từ ngày nghiệm thu. Trong 45 ngày đó, khoản phí dịch vụ là công nợ phải thu của công ty quảng cáo.
• Một cá nhân cho bạn bè vay 50 triệu đồng và có giấy tờ ghi nhận. Số tiền này là công nợ phải thu của cá nhân đó.

• Đối với công nợ phải trả:
• Khi một doanh nghiệp sản xuất quần áo tại Bình Dương mua nguyên vật liệu (vải, chỉ) từ một nhà cung cấp trong nước với điều khoản thanh toán trả sau 60 ngày, doanh nghiệp đó sẽ phát sinh một khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Một công ty xây dựng thuê máy móc thiết bị từ một đối tác cho thuê với chi phí 20 triệu đồng/tháng và thanh toán vào đầu tháng sau. Khoản tiền thuê máy móc chưa thanh toán vào cuối tháng là công nợ phải trả của công ty xây dựng.
• Một cá nhân vay tiền từ ngân hàng Vietcombank để mua nhà. Khoản vay hàng tháng phải trả cho ngân hàng là công nợ phải trả của cá nhân đó.

Tầm quan trọng của công nợ

Quản lý công nợ không chỉ là một công việc kế toán đơn thuần mà còn là yếu tố cốt lõi quyết định sự ổn định và phát triển của một doanh nghiệp.

• Cơ hội và thách thức đồng thời:
• Cơ hội: Việc chấp nhận bán chịu hay mua chịu giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận nhiều khách hàng hơn hoặc có nguồn cung ứng ổn định mà không cần thanh toán ngay lập tức. Điều này thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh số và tạo điều kiện luân chuyển vốn nhanh hơn. Ví dụ, nhiều siêu thị lớn như Big C, Co.opmart thường có thời hạn thanh toán dài cho nhà cung cấp, giúp nhà cung cấp có thêm thời gian xoay vòng vốn.
• Thách thức: Quản lý công nợ không tốt có thể dẫn đến rủi ro tài chính nghiêm trọng. Các khoản phải thu bị kéo dài hoặc không thu hồi được có thể gây thiếu hụt dòng tiền, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các khoản phải trả của doanh nghiệp. Ngược lại, việc chậm trễ thanh toán các khoản phải trả có thể làm giảm uy tín, phát sinh chi phí phạt và ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp.

• Kiểm soát dòng tiền:
• Việc theo dõi sát sao các khoản công nợ giúp doanh nghiệp duy trì quyền kiểm soát dòng tiền, ngăn ngừa thất thoát không đáng có và đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn. Bằng cách phân tích tuổi nợ (số ngày công nợ đã quá hạn), doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp thu hồi kịp thời hoặc đàm phán lại điều khoản thanh toán.
• Ví dụ, một doanh nghiệp thường xuyên có công nợ phải thu quá hạn trên 90 ngày với tỷ lệ 15% tổng doanh thu, cần phải xem xét lại chính sách tín dụng và quy trình thu hồi nợ để tránh ảnh hưởng đến thanh khoản.

• Củng cố uy tín:
• Một chiến lược quản lý công nợ tối ưu không chỉ duy trì quan hệ tốt đẹp với đối tác và nhà cung cấp mà còn củng cố đáng kể uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Việc thu hồi công nợ phải thu hiệu quả giúp doanh nghiệp có đủ nguồn lực để thanh toán công nợ phải trả đúng hạn.
• Các doanh nghiệp có lịch sử thanh toán tốt thường được nhà cung cấp ưu tiên về giá, điều khoản tín dụng và dịch vụ. Ngược lại, việc thường xuyên chậm trễ thanh toán có thể khiến doanh nghiệp bị đưa vào danh sách đen, khó tiếp cận nguồn vốn vay hoặc bị hạn chế giao dịch.
• Lưu ý: Luôn ưu tiên thu hồi công nợ phải thu và thanh toán công nợ phải trả đúng hạn để tránh phát sinh chi phí phạt hoặc làm giảm uy tín.

Quản lý công nợ đòi hỏi sự kết hợp giữa chính sách tín dụng rõ ràng, quy trình thu hồi nợ hiệu quả và khả năng phân tích tài chính. Việc hiểu rõ công nợ là gì và tầm quan trọng của nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn vốn, giảm thiểu rủi ro và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.