HR là gì? Vai trò và 6 công việc chính của phòng HR

HR, viết tắt của Human Resources, thường được dịch là Nguồn nhân lực hoặc Nhân sự. Đây là một bộ phận cốt lõi trong bất kỳ tổ chức nào, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến đội ngũ nhân viên. Từ việc thu hút, tuyển chọn những cá nhân phù hợp, đến việc phát triển năng lực, quản lý chế độ đãi ngộ và giải quyết các vấn đề phát sinh, bộ phận HR đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một đội ngũ nhân lực vững mạnh và một môi trường làm việc hiệu quả.

Mục tiêu chính của HR là kiến tạo và duy trì một đội ngũ nhân lực chất lượng cao, đồng thời xây dựng môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp, góp phần trực tiếp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Vai trò then chốt của HR trong cơ cấu doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam đang hội nhập sâu rộng, vai trò của bộ phận HR ngày càng được nhìn nhận là chiến lược, không chỉ đơn thuần là bộ phận hành chính.

• Yếu tố cốt lõi cho sự thành công: Nguồn nhân lực được xem là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Một bộ phận HR hoạt động hiệu quả sẽ đảm bảo doanh nghiệp có được nhân tài phù hợp, phát triển họ và giữ chân họ, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh. Ví dụ, các tập đoàn lớn tại Việt Nam như FPT hay Viettel luôn chú trọng đầu tư mạnh vào bộ phận HR để thu hút và giữ chân kỹ sư công nghệ, chuyên gia viễn thông.
• Duy trì môi trường làm việc tích cực: HR đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Họ là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giải quyết các xung đột, tạo không khí làm việc cởi mở, khuyến khích sự hợp tác và chuyên nghiệp. Một môi trường làm việc tốt có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc tới 20-30%, theo khảo sát của VietnamWorks năm 2022.
• Tuân thủ pháp luật lao động: HR đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật lao động Việt Nam, từ hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đến các quy định về an toàn lao động. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, tranh chấp lao động và các khoản phạt không đáng có, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng cho mỗi vi phạm lớn.

6 công việc chính của phòng HR

Phạm vi công việc của HR rất rộng, bao gồm nhiều mảng khác nhau, nhưng có thể tổng hợp thành 6 công việc chính dưới đây:

1. Tuyển dụng và Thu hút nhân tài

Đây là một trong những nhiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất của HR. Công việc này bao gồm toàn bộ quy trình tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và tuyển chọn nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu về nhân sự của công ty.

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Phối hợp với các phòng ban để hiểu rõ vị trí cần tuyển, yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm.
• Xây dựng mô tả công việc và tiêu chí ứng viên: Đảm bảo mô tả công việc rõ ràng, hấp dẫn, thu hút được đúng đối tượng.
• Tìm kiếm ứng viên: Sử dụng nhiều kênh khác nhau như các trang web tuyển dụng (VietnamWorks, TopCV), mạng xã hội (LinkedIn), chương trình giới thiệu nội bộ, hoặc tham gia các hội chợ việc làm tại các trường đại học lớn như Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Bách khoa Hà Nội.
• Sàng lọc và phỏng vấn: Đánh giá hồ sơ, tổ chức các vòng phỏng vấn (qua điện thoại, trực tiếp, phỏng vấn nhóm) để chọn ra những ứng viên tiềm năng nhất.
• Đàm phán và chào việc: Thương lượng mức lương, phúc lợi và các điều khoản khác trước khi đưa ra lời mời làm việc chính thức.
• Onboarding (Hội nhập): Hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng vào môi trường và văn hóa công ty.

2. Đào tạo và Phát triển

Sau khi tuyển dụng, HR tiếp tục vai trò của mình trong việc phát triển năng lực cho nhân viên.

• Xây dựng chương trình đào tạo: Thiết kế các khóa học, workshop nội bộ hoặc hợp tác với các trung tâm đào tạo bên ngoài để nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm (giao tiếp, làm việc nhóm) cho nhân viên.
• Đánh giá nhu cầu đào tạo: Dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất hoặc phản hồi từ quản lý, HR xác định những kỹ năng cần cải thiện.
• Quản lý và theo dõi hiệu quả đào tạo: Đảm bảo các chương trình đào tạo mang lại giá trị thực tiễn, giúp nhân viên phát triển sự nghiệp cá nhân và đóng góp nhiều hơn cho công ty. Ví dụ, một số ngân hàng tại Việt Nam thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo về sản phẩm tài chính mới cho nhân viên để nâng cao năng lực tư vấn.

3. Lương thưởng và Phúc lợi

Đây là công việc liên quan trực tiếp đến quyền lợi tài chính và tinh thần của người lao động.

• Xây dựng chính sách lương, thưởng: Đảm bảo mức lương cạnh tranh, công bằng và phù hợp với thị trường lao động Việt Nam. Ví dụ, mức lương trung bình cho một nhân viên IT có kinh nghiệm 3 năm tại TP.HCM có thể dao động từ 15-25 triệu VND/tháng, trong khi ở các ngành khác có thể thấp hơn.
• Quản lý hệ thống tính lương: Đảm bảo việc chi trả lương hàng tháng chính xác, đúng hạn.
• Quản lý chế độ phúc lợi: Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, HR còn quản lý các phúc lợi khác như bảo hiểm sức khỏe bổ sung, trợ cấp ăn trưa, đi lại, chính sách nghỉ phép, quà tặng dịp lễ tết, du lịch công ty.
• Phân tích và điều chỉnh: Định kỳ khảo sát thị trường để điều chỉnh chính sách lương thưởng, phúc lợi cho phù hợp, giữ chân nhân tài.

4. Quản lý hiệu suất

Công việc này nhằm đánh giá năng lực làm việc của nhân viên một cách khách quan và có hệ thống.

• Thiết lập mục tiêu hiệu suất (KPIs): Phối hợp với quản lý các phòng ban để đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được cho từng vị trí.
• Đánh giá định kỳ: Tổ chức các buổi đánh giá hiệu suất theo quý, nửa năm hoặc hàng năm.
• Phản hồi và phát triển: Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho nhân viên, thảo luận về điểm mạnh, điểm cần cải thiện và các kế hoạch phát triển.
• Đề xuất chính sách: Dựa trên kết quả đánh giá, HR đề xuất các chính sách thăng tiến, điều chỉnh mức lương, thưởng hoặc luân chuyển vị trí công tác một cách hợp lý để tối ưu hóa năng lực của từng cá nhân.

5. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng thu hút và giữ chân nhân tài, tạo nên bản sắc riêng cho công ty.

• Phát triển giá trị cốt lõi: Cùng ban lãnh đạo xây dựng và truyền thông các giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty.
• Tổ chức hoạt động gắn kết: Tổ chức các sự kiện nội bộ như teambuilding, tiệc cuối năm, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ. Ví dụ, ở Việt Nam, các công ty thường tổ chức đi du lịch nghỉ dưỡng cho toàn thể nhân viên vào mùa hè, hoặc các giải bóng đá, chạy bộ nội bộ.
• Thiết lập quy tắc ứng xử: Xây dựng bộ quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp để định hướng hành vi của nhân viên.
• Thúc đẩy giao tiếp nội bộ: Tạo các kênh thông tin hiệu quả để nhân viên dễ dàng trao đổi, chia sẻ.

6. Giải quyết vấn đề nhân sự và Quan hệ lao động

Đây là mảng công việc đòi hỏi sự khéo léo, công bằng và hiểu biết sâu sắc về luật pháp.

• Xử lý kỷ luật lao động: Giải quyết các trường hợp nhân viên vi phạm quy định nội bộ của công ty, đảm bảo quy trình xử lý công bằng, minh bạch và đúng pháp luật.
• Giải quyết tranh chấp: Hòa giải các mâu thuẫn giữa nhân viên với nhau hoặc giữa nhân viên và quản lý.
• Thủ tục chấm dứt hợp đồng: Thực hiện các thủ tục liên quan đến nghỉ việc, sa thải, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động Việt Nam, bao gồm việc chi trả trợ cấp thôi việc, chốt sổ bảo hiểm xã hội, v.v.
• Quản lý hồ sơ nhân sự: Đảm bảo hồ sơ của tất cả nhân viên được lưu trữ đầy đủ, bảo mật và cập nhật.

Tóm lại, bộ phận HR không chỉ là một phòng ban hành chính mà là một đối tác chiến lược không thể thiếu, giúp doanh nghiệp quản lý và phát triển nguồn lực con người – yếu tố then chốt cho mọi thành công.