Hàm VLOOKUP là gì? Cách dùng, cú pháp và ứng dụng chi tiết

Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) là một hàm tìm kiếm và tham chiếu quan trọng trong Excel. Hàm này dò tìm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của một bảng hoặc phạm vi dữ liệu, sau đó trả về một giá trị tương ứng từ một cột khác nằm trên cùng một hàng. Chức năng này hữu ích khi bạn cần trích xuất thông tin liên quan, chẳng hạn như tên sản phẩm, đơn giá, số lượng dựa trên mã sản phẩm, hoặc tìm kiếm dữ liệu nhân viên thông qua mã số định danh.

Cách thức vận hành của hàm VLOOKUP

Để hiểu rõ hơn về cách hàm VLOOKUP thực hiện chức năng tìm kiếm, chúng ta có thể xem xét ba bước cơ bản sau:

1. Xác định giá trị cần dò tìm: Hàm khởi đầu bằng việc dò tìm giá trị bạn chỉ định (lookupvalue) trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu (tablearray) mà bạn cung cấp. Đây là điểm khởi đầu để hàm có thể định vị đúng hàng cần xử lý.

1. Định vị cột chứa dữ liệu trả về: Sau khi tìm thấy giá trị tương ứng trong cột đầu tiên, hàm sẽ tiến hành xác định cột chứa dữ liệu bạn mong muốn được trả về (colindexnum). Cột này được tính bằng số thứ tự từ cột đầu tiên của bảng tìm kiếm.
2. Thực hiện trả về kết quả: Cuối cùng, hàm VLOOKUP sẽ trả về giá trị nằm tại giao điểm của hàng đã tìm thấy và cột đã được chỉ định, hoàn tất quá trình tìm kiếm và trích xuất dữ liệu.

Cú pháp cơ bản của hàm VLOOKUP

Cú pháp chuẩn của hàm VLOOKUP được trình bày như sau:

=VLOOKUP(lookupvalue, tablearray, colindexnum, [range_lookup])

Trong đó:

• lookup_value (Giá trị cần tìm kiếm): Đây là giá trị mà bạn muốn VLOOKUP tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng. Ví dụ điển hình là một mã sản phẩm hoặc mã nhân viên.
• tablearray (Vùng dữ liệu): Tham số này chỉ định phạm vi bảng hoặc vùng dữ liệu mà VLOOKUP sẽ tiến hành dò tìm. Cột đầu tiên của vùng này phải chứa lookupvalue.
• colindexnum (Số thứ tự cột): Là một số nguyên cho biết số thứ tự của cột trong tablearray mà bạn muốn hàm trả về giá trị. Cột đầu tiên trong tablearray được tính là 1.
• [range_lookup] (Kiểu tìm kiếm): Là một đối số tùy chọn và có thể nhận một trong hai giá trị:
• TRUE (hoặc 1): Cho phép tìm kiếm tương đối, tức là hàm sẽ tìm giá trị gần đúng nhất nếu không tìm thấy giá trị chính xác. Yêu cầu table\_array phải được sắp xếp tăng dần theo cột đầu tiên.
• FALSE (hoặc 0): Buộc hàm phải tìm kiếm chính xác giá trị lookup_value. Nếu không tìm thấy, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Đây là lựa chọn được khuyến nghị trong đa số trường hợp để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Ứng dụng phổ biến và lợi ích của hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP mang lại nhiều lợi ích và được áp dụng rộng rãi trong các tình huống thực tế, góp phần tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc:

• Tìm kiếm thông tin sản phẩm: Dễ dàng dò tìm tên sản phẩm, mô tả hoặc thông số kỹ thuật dựa trên mã sản phẩm. Ví dụ, tại một cửa hàng điện máy như Nguyễn Kim, bạn có thể dùng VLOOKUP để nhập mã sản phẩm TV Samsung và tự động hiển thị tên model, kích thước màn hình, giá bán.
• Truy xuất dữ liệu tồn kho: Nhanh chóng lấy thông tin về đơn giá hoặc số lượng tồn kho của một mặt hàng cụ thể. Một nhà kho tại KCN Amata (Đồng Nai) có thể dùng VLOOKUP để kiểm tra số lượng hàng tồn của từng mã sản phẩm khi nhập liệu phiếu xuất kho.
• Quản lý thông tin nhân sự: Hỗ trợ tìm kiếm tên nhân viên, chức vụ, phòng ban hoặc xếp loại nhân viên dựa trên mã nhân viên hoặc các tiêu chí đã định. Bộ phận HR của tập đoàn FPT có thể dùng hàm VLOOKUP để nhanh chóng truy xuất thông tin cá nhân của một nhân viên dựa trên mã số nhân viên duy nhất của họ.
• Tự động hóa phân tích dữ liệu: Góp phần tự động hóa các tác vụ trong quản lý nhân sự, kế toán, và bán hàng, giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn. Thay vì phải dò tìm thủ công hàng trăm mã hàng, VLOOKUP giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc và giảm thiểu sai sót. Chẳng hạn, khi cần tổng hợp doanh thu theo từng chi nhánh, một công ty bán lẻ có thể sử dụng VLOOKUP để tự động kéo dữ liệu doanh số từ bảng chi tiết giao dịch sang bảng tổng hợp theo chi nhánh, giúp tiết kiệm khoảng 2-3 tiếng cho mỗi báo cáo hàng tháng.

Việc nắm vững cách hàm VLOOKUP hoạt động và áp dụng đúng cú pháp sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao năng suất làm việc trong Excel. Hàm VLOOKUP giúp người dùng Excel ở Việt Nam, từ sinh viên đến nhân viên văn phòng, xử lý các bảng tính phức tạp một cách hiệu quả hơn.

Các lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm VLOOKUP

• Dữ liệu trong tablearray: Cột đầu tiên của tablearray phải chứa lookup_value. Nếu giá trị cần tìm nằm ở cột khác không phải cột đầu tiên, hàm VLOOKUP sẽ không hoạt động đúng.
• Số thứ tự cột (colindexnum): Luôn tính từ cột đầu tiên của tablearray là 1. Một lỗi phổ biến là tính số thứ tự cột từ cột A của bảng tính Excel, thay vì từ cột đầu tiên của phạm vi tablearray được chọn.
• Tìm kiếm chính xác (FALSE hoặc 0): Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên sử dụng FALSE (hoặc 0) cho đối số [rangelookup] để đảm bảo kết quả chính xác tuyệt đối. Việc sử dụng TRUE (hoặc 1) chỉ phù hợp khi dữ liệu cột đầu tiên của tablearray đã được sắp xếp tăng dần và bạn muốn tìm kiếm giá trị gần đúng.
• Lỗi #N/A: Lỗi này xuất hiện khi hàm VLOOKUP không tìm thấy lookupvalue trong cột đầu tiên của tablearray. Bạn có thể dùng hàm IFERROR để xử lý lỗi này, ví dụ: =IFERROR(VLOOKUP(...), "Không tìm thấy"). Điều này giúp báo cáo hoặc bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.
• Định dạng dữ liệu: Đảm bảo rằng định dạng dữ liệu của lookupvalue và cột đầu tiên của tablearray là giống nhau (ví dụ: cả hai đều là số, hoặc cả hai đều là văn bản). Sự khác biệt về định dạng, dù chỉ là khoảng trắng thừa, cũng có thể khiến hàm VLOOKUP không tìm thấy giá trị.

VLOOKUP so với các hàm tìm kiếm khác

Trong Excel, bên cạnh hàm VLOOKUP, còn có các hàm tìm kiếm khác như HLOOKUP, INDEX, và MATCH.

• HLOOKUP: Tương tự VLOOKUP, nhưng tìm kiếm theo hàng ngang (Horizontal Lookup). Hàm này dò tìm lookupvalue trong hàng đầu tiên của tablearray và trả về giá trị từ một hàng khác trên cùng cột.
• INDEX và MATCH: Đây là một cặp hàm mạnh mẽ và linh hoạt hơn VLOOKUP.
• MATCH tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi (hàng hoặc cột) và trả về vị trí tương đối của giá trị đó.
• INDEX trả về giá trị tại giao điểm của một hàng và cột cụ thể trong một phạm vi.

Sự kết hợp INDEX(MATCH(...), MATCH(...)) cho phép tìm kiếm hai chiều và không bị giới hạn bởi việc lookup_value phải nằm ở cột đầu tiên như hàm VLOOKUP. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm giá của một sản phẩm dựa trên tên sản phẩm và kích thước, INDEX/MATCH sẽ linh hoạt hơn VLOOKUP.

Mặc dù INDEX/MATCH cung cấp sự linh hoạt cao hơn, hàm VLOOKUP vẫn là lựa chọn phổ biến và dễ học cho những người dùng Excel mới. Với cú pháp đơn giản hơn, VLOOKUP vẫn là một công cụ hiệu quả cho các tác vụ tìm kiếm một chiều phổ biến.