Mã HS Code là gì? Cách tra cứu và vai trò của mã HS

Trong thương mại quốc tế, việc phân loại hàng hóa chính xác là yếu tố then chốt giúp giao dịch diễn ra thuận lợi. Một trong những công cụ quan trọng bậc nhất cho mục đích này là mã HS Code. Đây là một hệ thống phân loại hàng hóa thống nhất toàn cầu, do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) quản lý, giúp chuẩn hóa quy trình nhận diện và áp dụng chính sách cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc tra cứu mã HS Code chuẩn xác không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình thông quan.

Mã HS Code là gì?

Mã HS Code (Harmonized System) là một hệ thống mã hóa và mô tả hàng hóa được áp dụng trên phạm vi toàn cầu, với mục tiêu phân loại các loại hàng hóa trong các giao dịch thương mại quốc tế. Hệ thống HS được phát triển và ban hành bởi Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO), hiện đang được áp dụng rộng rãi tại hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, chiếm hơn 98% kim ngạch thương mại toàn cầu. Mục tiêu chính của mã HS Code là tạo điều kiện cho các cơ quan hải quan trên khắp thế giới có thể thống nhất trong việc nhận diện hàng hóa, từ đó áp dụng đúng mức thuế và các quy định pháp lý liên quan đến từng loại hàng hóa cụ thể.

Cấu trúc của mã HS Code thường gồm 6 chữ số đầu tiên, được coi là tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, các quốc gia có thể bổ sung thêm các chữ số phía sau để phân loại chi tiết hơn, phù hợp với đặc thù của nền kinh tế và chính sách thuế của họ. Ví dụ, tại Việt Nam, mã HS thường có 8 chữ số, trong khi một số quốc gia khác có thể dùng 10 hoặc 12 chữ số.

Cấu trúc của mã HS Code

• Chương (Chapter): Hai chữ số đầu tiên (ví dụ: 01 đến 97) xác định nhóm hàng hóa lớn. Có tổng cộng 97 Chương, được nhóm lại thành 21 Phần (Sections). Ví dụ, Chương 08 dành cho “Quả và quả hạch ăn được; vỏ quả thuộc chi cam quýt hoặc dưa”
• Nhóm (Heading): Bốn chữ số đầu tiên (kết hợp Chương và Nhóm) mô tả chi tiết hơn về một loại hàng hóa trong chương. Ví dụ, trong Chương 08, mã 0801 có thể là “Dừa, quả hạch Brazil và hạt điều, tươi hoặc khô, đã hoặc chưa bóc vỏ hoặc lột vỏ”.
• Phân nhóm (Sub-heading): Sáu chữ số đầu tiên (kết hợp Chương, Nhóm và Phân nhóm) cung cấp sự phân loại cụ thể hơn ở cấp độ quốc tế. Ví dụ, 0801.11 có thể là “Dừa, khô”.
• Phân nhóm quốc gia (National Sub-heading): Các chữ số bổ sung (thường là 2 hoặc 4 chữ số) sau 6 chữ số đầu tiên được các quốc gia tự quy định để phân loại chi tiết hơn, phục vụ mục đích thuế quan và thống kê nội địa. Tại Việt Nam, mã HS có 8 chữ số, như 0801.11.10 cho “Dừa khô chưa bóc vỏ”.

Vai trò của mã HS Code

Mã HS Code đóng vai trò không thể thiếu trong thương mại quốc tế, mang lại lợi ích đáng kể cho cả doanh nghiệp và chính phủ.

Đối với doanh nghiệp

• Xác định thuế suất và chính sách: Mã HS Code là cơ sở để hải quan áp dụng đúng mức thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế khác. Việc xác định sai mã có thể dẫn đến việc nộp thiếu hoặc nộp thừa thuế, gây thiệt hại tài chính. Chẳng hạn, một doanh nghiệp nhập khẩu linh kiện điện tử nếu khai sai mã HS sang nhóm hàng tiêu dùng có thể phải chịu mức thuế cao hơn đáng kể.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Mỗi mã HS Code thường đi kèm với các quy định cụ thể về giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành, tiêu chuẩn kỹ thuật, và các biện pháp phi thuế quan khác. Việc tra cứu mã HS Code chính xác giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tránh bị giữ hàng hoặc phạt do không tuân thủ. Ví dụ, một mặt hàng thực phẩm nhập khẩu cần có giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, và mã HS của nó sẽ chỉ rõ yêu cầu này.
• Quản lý rủi ro và tối ưu hóa chi phí: Việc xác định đúng mã HS Code giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro phát sinh như chậm trễ thông quan, hàng hóa bị giữ lại, áp dụng các hình phạt hoặc gặp phải sự trì trệ trong quá trình thông quan. Điều này giúp giảm thiểu chi phí phát sinh do lưu kho, lưu bãi và các khoản phạt hành chính. Theo thống kê từ Tổng cục Hải quan Việt Nam, các trường hợp khai sai mã HS Code chiếm một tỷ lệ đáng kể trong số các vi phạm hành chính về hải quan hàng năm.
• Đàm phán thương mại hiệu quả: Khi tham gia các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) như EVFTA hay CPTPP, việc xác định đúng mã HS Code là điều kiện tiên quyết để được hưởng ưu đãi thuế quan.

Đối với chính phủ

• Quản lý và thống kê thương mại: Mã HS Code là công cụ quản lý đắc lực, hỗ trợ việc thống kê hoạt động xuất nhập khẩu của quốc gia. Dữ liệu từ mã HS Code được sử dụng để phân tích xu hướng thương mại, xây dựng chính sách kinh tế và đàm phán các hiệp định thương mại quốc tế.
• Thu ngân sách và chống gian lận: Hệ thống HS giúp các cơ quan hải quan thu ngân sách từ thuế một cách chính xác và hiệu quả. Đồng thời, nó cũng là công cụ để phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại, buôn lậu, hoặc khai báo sai để trốn thuế.
• Thực thi pháp luật và các hiệp định: Mã HS Code là cơ sở để thực thi các quy định pháp luật liên quan đến thương mại quốc tế, bảo vệ sức khỏe cộng đồng, môi trường, an ninh quốc gia, và các hiệp định thương mại quốc tế đã ký kết.

Cách tra cứu mã HS Code

Việc tra cứu mã HS Code đòi hỏi sự cẩn trọng và chuẩn xác. Dưới đây là các bước phổ biến:

1. Xác định từ khóa mô tả hàng hóa: Chuẩn bị các thông tin chi tiết về tên gọi thương mại, tên khoa học (nếu có), tính chất đặc trưng, công dụng, thành phần cấu tạo, chất liệu, kích thước, quy cách đóng gói, và các đặc điểm kỹ thuật khác của sản phẩm. Ví dụ, nếu là mặt hàng dệt may, cần biết loại sợi (cotton, polyester), kiểu dệt (dệt thoi, dệt kim), hay mục đích sử dụng (quần áo người lớn, trẻ em).

1. Truy cập cổng thông tin hải quan hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành: Tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể truy cập vào website chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam tại customs.gov.vn hoặc các phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan như VNACCS/VCIS. Ngoài ra, có thể tham khảo các cơ sở dữ liệu quốc tế như Harmonized Tariff Schedule (HTS) của Hoa Kỳ hoặc các công cụ tra cứu của WCO.
2. Nhập từ khóa và lựa chọn mã: Tiến hành nhập từ khóa mô tả hàng hóa vào thanh tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiển thị các mã HS có sự tương đồng cao nhất. Ví dụ, khi tìm “tivi”, hệ thống có thể gợi ý các mã liên quan đến “máy thu hình”, “màn hình hiển thị”.
3. Đối chiếu với Danh mục HS và Chú giải chi tiết: Thực hiện việc đối chiếu mã HS đã tìm được với Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của quốc gia (ví dụ: Thông tư 65/2017/TT-BTC và các sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính Việt Nam). Cần đặc biệt chú ý đến cấu tạo, tính năng chính của hàng hóa và đối chiếu với các quy tắc giải thích tổng quát (GIRs) và chú giải chi tiết HS của WCO. Đây là bước quan trọng nhất để xác định mã chính xác, tránh việc áp dụng sai do chỉ dựa vào tên gọi thông thường.
4. Tham khảo ý kiến chuyên gia (nếu cần): Trong trường hợp hàng hóa phức tạp, có nhiều tính năng hoặc thành phần, việc tự xác định mã HS Code có thể gặp khó khăn. Doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến từ các công ty dịch vụ logistics, công ty tư vấn hải quan hoặc các chuyên gia trong ngành.
5. Yêu cầu xác định trước mã số hàng hóa (nếu cần): Để đảm bảo tính pháp lý cao nhất, doanh nghiệp có thể gửi công văn chính thức đến Tổng cục Hải quan Việt Nam để yêu cầu xác định trước mã số hàng hóa. Quyết định xác định trước mã số hàng hóa của hải quan có giá trị pháp lý trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 3 năm), giúp doanh nghiệp yên tâm thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu. Đây là một giải pháp hữu ích để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp sau này.

Việc nắm vững và áp dụng đúng mã HS Code là một kỹ năng thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu. Nó không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một công cụ chiến lược giúp tối ưu hóa hoạt động thương mại.