Scrum là gì? Vai trò, sự kiện, tạo tác trong Scrum

Trong bối cảnh phát triển sản phẩm hiện đại, đặc biệt là trong ngành công nghệ thông tin, việc quản lý các dự án phức tạp đòi hỏi một phương pháp tiếp cận linh hoạt và hiệu quả. Scrum nổi lên như một khung làm việc Agile được ứng dụng rộng rãi, giúp các đội nhóm bàn giao sản phẩm có giá trị tăng dần một cách liên tục. Khái niệm cốt lõi của Scrum xoay quanh sự lặp đi lặp lại, khả năng thích nghi và sự hợp tác chặt chẽ.

Scrum: Một Khung Làm Việc Linh Hoạt

Scrum không phải là một phương pháp luận cứng nhắc mà là một khung làm việc nhẹ nhàng, tập trung vào việc tối đa hóa khả năng của đội nhóm trong việc phát triển, bàn giao và duy trì các sản phẩm phức tạp. Điểm nổi bật của Scrum là việc chia nhỏ công việc thành các chu kỳ ngắn, cố định được gọi là Sprints, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Mỗi Sprint hướng tới việc tạo ra một phần sản phẩm (Increment) có thể sử dụng được và có giá trị tăng thêm.

Ba Trụ Cột của Scrum: Minh Bạch, Thanh Tra và Thích Nghi

Scrum hoạt động dựa trên ba trụ cột chính, đảm bảo sự minh bạch trong mọi khía cạnh của quá trình phát triển, khuyến khích kiểm tra thường xuyên và cho phép điều chỉnh linh hoạt:

• Minh bạch (Transparency): Mọi khía cạnh quan trọng của quá trình đều phải rõ ràng và dễ hiểu đối với tất cả những người liên quan. Điều này bao gồm trạng thái công việc, tiến độ dự án, và các vấn đề phát sinh. Ví dụ, việc sử dụng các bảng Kanban hoặc công cụ quản lý dự án như Jira, Asana tại các công ty công nghệ Việt Nam như FPT Software, Viettel Solutions giúp toàn đội nắm bắt bức tranh tổng thể.
• Thanh tra (Inspection): Các thành phần và tiến độ công việc trong Scrum được kiểm tra định kỳ để phát hiện những sai lệch không mong muốn. Các Sự kiện Scrum như Daily Scrum và Sprint Review là cơ hội để đội nhóm và các bên liên quan cùng nhau xem xét và đánh giá.
• Thích nghi (Adaptation): Khi có những sai lệch đáng kể được phát hiện trong quá trình thanh tra, đội nhóm phải điều chỉnh quy trình hoặc sản phẩm càng sớm càng tốt để giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa giá trị. Sprint Retrospective là một ví dụ điển hình cho hoạt động thích nghi.

Giá Trị Cốt Lõi của Scrum

Ngoài ba trụ cột, Scrum còn được xây dựng trên năm giá trị cốt lõi:

• Cam kết (Commitment): Các thành viên trong đội cam kết đạt được mục tiêu của Sprint và hỗ trợ lẫn nhau.
• Can đảm (Courage): Đội nhóm có can đảm để làm điều đúng đắn, làm việc với các vấn đề khó khăn.
• Tập trung (Focus): Mọi người tập trung vào công việc của Sprint và mục tiêu của đội nhóm.
• Cởi mở (Openness): Đội nhóm và các bên liên quan cởi mở về công việc và những thách thức.
• Tôn trọng (Respect): Các cá nhân tôn trọng lẫn nhau như những người có năng lực và độc lập.

Các Vai Trò trong Scrum

Trong Scrum, có ba vai trò chính, mỗi vai trò có trách nhiệm riêng biệt nhưng cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung của dự án. Không giống như các mô hình quản lý dự án truyền thống với nhiều cấp bậc, Scrum tập trung vào sự tự tổ chức và đa chức năng của đội nhóm.

Product Owner

Product Owner là người đại diện cho tiếng nói của khách hàng và các bên liên quan. Trách nhiệm chính của họ là tối đa hóa giá trị của sản phẩm được tạo ra bởi Nhóm Phát triển. Cụ thể, Product Owner sẽ:

• Định hình tầm nhìn sản phẩm và xác định mục tiêu kinh doanh.
• Quản lý và ưu tiên hóa Product Backlog – danh sách các tính năng, yêu cầu, cải tiến cần được thực hiện. Việc ưu tiên này thường dựa trên giá trị kinh doanh, độ phức tạp và rủi ro.
• Đảm bảo các mục trong Product Backlog rõ ràng, dễ hiểu và được sắp xếp hợp lý.
• Là cầu nối giữa Nhóm Phát triển và các bên liên quan bên ngoài.

Tại các công ty khởi nghiệp công nghệ ở Việt Nam như MoMo hay Tiki, vai trò Product Owner đóng vai trò then chốt trong việc định hướng phát triển sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu thị trường và mang lại giá trị cao nhất cho người dùng.

Scrum Master

Scrum Master là người phục vụ đội nhóm, giúp mọi người hiểu và tuân thủ các nguyên tắc và thực hành của Scrum. Họ không phải là người quản lý dự án theo nghĩa truyền thống, mà là người hỗ trợ, huấn luyện viên và người loại bỏ trở ngại. Trách nhiệm của Scrum Master bao gồm:

• Huấn luyện Nhóm Phát triển và Product Owner về các nguyên tắc Scrum.
• Loại bỏ các vật cản (impediments) cản trở tiến độ của Nhóm Phát triển. Ví dụ, nếu đội thiếu tài nguyên máy chủ hoặc cần sự phê duyệt từ một bộ phận khác, Scrum Master sẽ giúp giải quyết.
• Đảm bảo các Sự kiện Scrum diễn ra hiệu quả và đúng thời hạn.
• Giúp đội nhóm cải thiện quy trình làm việc liên tục.

Scrum Master thường được ví như một “người bảo vệ” cho đội Scrum, đảm bảo đội có môi trường tốt nhất để làm việc hiệu quả.

Nhóm Phát triển (Development Team)

Nhóm Phát triển là một nhóm tự tổ chức và đa chức năng, chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tạo ra Increment có giá trị sau mỗi Sprint. “Đa chức năng” có nghĩa là đội có tất cả các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc (ví dụ: lập trình viên, kiểm thử, thiết kế). “Tự tổ chức” có nghĩa là đội tự quyết định cách tốt nhất để hoàn thành công việc mà không cần sự chỉ đạo từ bên ngoài.

• Kích thước lý tưởng của Nhóm Phát triển thường là từ 3 đến 9 người.
• Họ chịu trách nhiệm cho việc tự quản lý công việc trong Sprint Backlog.
• Tự quyết định kỹ thuật và cách thức để biến các mục Product Backlog thành Increment.

Các đội phát triển phần mềm tại Việt Nam như tại VNPay hay Zalo thường áp dụng cấu trúc đội nhóm đa chức năng và tự tổ chức này để tối ưu hóa năng suất và khả năng thích ứng.

Các Sự kiện trong Scrum

Các Sự kiện Scrum là những cuộc họp có thời gian giới hạn (time-boxed) được thiết kế để tạo ra tính đều đặn và giảm thiểu nhu cầu về các cuộc họp không cần thiết.

Sprint Planning

Diễn ra vào đầu mỗi Sprint, mục đích của Sprint Planning là xác định mục tiêu của Sprint và lập kế hoạch cho công việc sẽ được thực hiện. Toàn bộ đội Scrum (Product Owner, Scrum Master, Nhóm Phát triển) tham gia.

• Thời lượng: Tối đa 8 giờ cho một Sprint 4 tuần, ngắn hơn cho Sprint ngắn hơn.
• Kết quả: Sprint Goal (Mục tiêu Sprint) và Sprint Backlog.

Daily Scrum (Daily Stand-up)

Một cuộc họp ngắn gọn (không quá 15 phút) diễn ra hàng ngày vào cùng một thời điểm và địa điểm. Mục đích là để Nhóm Phát triển đồng bộ hóa hoạt động, kiểm tra tiến độ đạt được Sprint Goal và điều chỉnh kế hoạch cho 24 giờ tiếp theo.

• Thời lượng: 15 phút.
• Ai tham gia: Chủ yếu là Nhóm Phát triển. Scrum Master đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả. Product Owner có thể tham gia nhưng không bắt buộc.
• Nội dung: Thường tập trung vào 3 câu hỏi: Hôm qua đã làm gì để đạt được Sprint Goal? Hôm nay sẽ làm gì để đạt được Sprint Goal? Có trở ngại nào cản trở không?

Nhiều công ty ở Việt Nam, dù không hoàn toàn theo Scrum, cũng áp dụng hình thức họp đứng hàng ngày để cập nhật tiến độ, giúp các thành viên nắm bắt công việc của nhau.

Sprint Review

Diễn ra vào cuối mỗi Sprint, Sprint Review là cơ hội để đội Scrum và các bên liên quan cùng nhau kiểm tra Increment được tạo ra và điều chỉnh Product Backlog nếu cần. Đây là một buổi họp không chính thức, khuyến khích sự hợp tác và phản hồi.

• Thời lượng: Tối đa 4 giờ cho Sprint 4 tuần.
• Nội dung: Nhóm Phát triển trình bày Increment, Product Owner thảo luận về Product Backlog, các bên liên quan đưa ra phản hồi.

Sprint Retrospective

Ngay sau Sprint Review và trước Sprint Planning của Sprint tiếp theo, Sprint Retrospective là cơ hội để đội Scrum tự kiểm điểm và lập kế hoạch cải tiến. Mục tiêu là để đội nhóm học hỏi từ những gì đã diễn ra và cải thiện quy trình làm việc, công cụ, hoặc mối quan hệ.

• Thời lượng: Tối đa 3 giờ cho Sprint 4 tuần.
• Nội dung: Thảo luận về những gì đã làm tốt, những gì chưa tốt, và những gì có thể cải thiện trong Sprint tiếp theo. Ví dụ, một đội có thể quyết định áp dụng một công cụ quản lý mã nguồn tốt hơn sau khi nhận thấy việc tích hợp code gặp nhiều lỗi trong Sprint trước.

Các Tạo tác trong Scrum

Các tạo tác (Artifacts) trong Scrum đại diện cho công việc hoặc giá trị, được thiết kế để tối đa hóa sự minh bạch của thông tin quan trọng.

Product Backlog

Product Backlog là một danh sách động, được sắp xếp thứ tự ưu tiên của tất cả các tính năng, chức năng, yêu cầu, cải tiến và sửa lỗi tạo nên sản phẩm. Nó là nguồn duy nhất của mọi công việc cần làm đối với sản phẩm.

• Người chịu trách nhiệm: Product Owner.
• Tính chất: Liên tục được cập nhật và tinh chỉnh (refinement) để phản ánh những yêu cầu mới và thay đổi của thị trường.

Sprint Backlog

Sprint Backlog là tập hợp các mục từ Product Backlog được lựa chọn để hoàn thành trong Sprint hiện tại, cùng với kế hoạch của Nhóm Phát triển để bàn giao Increment và đạt được Sprint Goal.

• Người chịu trách nhiệm: Nhóm Phát triển.
• Tính chất: Một kế hoạch cụ thể, chi tiết hơn cho Sprint, chỉ được thay đổi bởi Nhóm Phát triển.

Increment (Sản phẩm Tăng trưởng)

Increment là tổng của tất cả các mục Product Backlog đã hoàn thành trong Sprint hiện tại và các Sprint trước đó. Increment phải có khả năng sử dụng được và đáp ứng định nghĩa “Done” (Hoàn thành) của đội nhóm.

• Tính chất: Một phần sản phẩm hữu hình, có giá trị, có thể bàn giao cho người dùng cuối. Ví dụ, một phiên bản cập nhật của ứng dụng ngân hàng số như MBBank App, bổ sung tính năng chuyển tiền nhanh qua mã QR.

Ưu điểm của việc áp dụng Scrum

Việc áp dụng Scrum mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức và đội nhóm:

• Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp: Các sự kiện định kỳ và cấu trúc đội nhóm tự tổ chức khuyến khích giao tiếp liên tục giữa các thành viên và với các bên liên quan.
• Khả năng thích ứng cao: Với các Sprint ngắn và chu trình phản hồi liên tục, Scrum giúp đội nhóm nhanh chóng thích nghi với những thay đổi về yêu cầu hoặc điều kiện thị trường. Điều này đặc biệt quan trọng trong các thị trường cạnh tranh như Việt Nam, nơi xu hướng công nghệ và nhu cầu người dùng thay đổi nhanh chóng.
• Liên tục bàn giao giá trị: Thay vì chờ đợi một sản phẩm hoàn chỉnh, Scrum cho phép bàn giao các phần sản phẩm có giá trị tăng trưởng một cách đều đặn, giúp khách hàng nhận được lợi ích sớm hơn.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Việc kiểm tra thường xuyên và phản hồi liên tục giúp phát hiện và khắc phục lỗi sớm, dẫn đến chất lượng sản phẩm tốt hơn.
• Nâng cao sự hài lòng của đội nhóm: Sự tự chủ và khả năng tự tổ chức trong Scrum giúp tăng cường tinh thần trách nhiệm và sự gắn kết của các thành viên.

Scrum không chỉ là một tập hợp các quy tắc mà là một triết lý về cách thức làm việc, khuyến khích sự học hỏi liên tục và cải tiến không ngừng. Đây là lý do tại sao Scrum ngày càng trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ phát triển phần mềm đến các ngành công nghiệp khác tại Việt Nam và trên toàn cầu.